RECRUITMENT PRIVACYVERKLARING

1. Inleiding

Countus waardeert en respecteert de privacy van sollicitanten en potentiele kandidaten en streeft ernaar de privacy en de vertrouwelijkheid te beschermen van persoonsgegevens die Countus verwerkt in het kader van haar werving en selectie proces. Countus zal jouw persoonsgegevens zorgvuldig en altijd in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verwerken. Countus maakt hiertoe gebruik van het tool2match platform. Tool2match biedt Countus de mogelijkheid persoonsgegevens op te slaan, te raadplegen, te delen, te verwerken en te beheren voor de doeleinden die in deze privacyverklaring nader worden omschreven. Tool2match wordt aangeboden door tool2match B.V., die als verwerker handelt namens Countus.

In deze privacyverklaring gebruiken we een aantal begrippen met een specifieke betekenis onder de geldende privacyregels (zoals 'persoonsgegevens' of 'verwerkingsverantwoordelijke'). In Hoofdstuk 4 hebben wij deze begrippen voor je op een rijtje gezet. Wanneer je vragen hebt over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Countus aarzel dan niet om contact op te nemen met Countus:

Contactgegevens

Dokter Stolteweg  2
8025 AV  Zwolle
Nederland

2. Wat doen wij met jouw persoonsgegevens?

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een naam, adres, e-mailadressen en e-mails, een CV, of een kopie van een paspoort, maar ook financiële gegevens of kopieën contracten, onder de voorwaarde dat dergelijke gegevens betrekking hebben op een natuurlijke persoon.

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij over jou?

  • (a) Jouw contactgegevens - inclusief jouw adres (en bewijs van adres) en andere contactgegevens (bijvoorbeeld e-mail en telefoongegevens);

  • (b) Jouw CV en andere door jou aangereikte informatie - jouw naam, geslacht, geboortedatum, arbeidsverleden, opleiding, diploma´s, certificaten en overige relevante vaardigheden, relevante ervaring, referenties, en andere gegevens die jij ons aanreikt (zoals wanneer jij zelf een foto toevoegt of andere gegevens opneemt op jouw cv).

  • (c) Mogelijk interessante vacatures - vacatures waarop jij hebt gesolliciteerd;

  • (d) Informatie verklaring omtrent gedrag - een bevestiging dat je een verklaring omtrent gedrag kunt afgeven, wij vragen dit uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de functie waarop je solliciteert.

Welke wettelijke basis hebben wij voor het verwerken van jouw persoonsgegevens?

Countus verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden en altijd op basis van een of meerdere "verwerkingsgronden" zoals opgenomen in de AVG. Onderstaande tabel bevat een overzicht van deze verwerkingsgronden waarop Countus zich baseert in het kader van verwerkingen onder deze Privacyverklaring:

Verwerkingsgrond

(1) Uitvoering van een overeenkomst met jou: Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, of de voorbereiding hiervan (bijvoorbeeld het beoordelen of iemand geschikt is om een bepaalde arbeidsovereenkomst mee aan te gaan).

(2) Onze wettelijke verplichtingen: We zijn verplicht om persoonsgegevens te verwerken volgens een wettelijke verplichting die in Nederland afdwingbaar is.

(3) Gerechtvaardigde belangen: Wij verwerken jouw persoonsgegevens om een gerechtvaardigd belang te behartigen waarbij de redenen om jouw persoonsgegevens te gebruiken zwaarder wegen dan het nadeel voor jouw recht op bescherming van persoonsgegevens.

(4) Uw expliciete toestemming: Jij hebt expliciet ingestemd met het gebruik van jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld door een vinkje aan te kruisen in tool2match). Jij kan jouw toestemming te allen tijde intrekken door jouw voorkeuren te wijzigen of jouw profiel te verwijderen via de portal.

Over het algemeen verwerkt Countus persoonsgegevens op basis van de wettelijke verwerkingsgrond dat verwerking nodig is in het kader van het aangaan van een mogelijke arbeidsrelatie met jou. Tevens, verwerkt Countus mogelijk jouw persoonsgegevens wanneer je expliciet toestemming geeft dat Countus jouw persoonsgegevens voor een bepaalde periode mag blijven verwerken met het oogmerk jou te benaderen voor passende functies in de toekomst. Countus zal uitsluitend een verklaring omtrent goed gedrag vragen op het moment hier een wettelijke basis voor is.

Voor welke doeleinden verzamelt Countus jouw persoonsgegevens en op basis van welke verwerkingsgrond?

Deze paragraaf specificeert de doelen waarvoor Countus de verschillende categorieën persoonsgegevens verwerkt die wij van jou verzamelen. Bij elk doeleinde hebben we de toepasselijke wettelijke verwerkingsgronden opgenomen:

  • (a) Om jouw sollicitatie voor een specifieke functie te beoordelen - Op het moment wij jouw sollicitatie voor een specifieke vacature ontvangen, zullen wij jouw persoonsgegevens verwerken om jouw geschiktheid voor deze functie te beoordelen, in het licht van de vacature waarop jij solliciteert. Indien je niet wordt aangenomen wordt jouw profiel binnen 1 maand na sluiting van de procedure uit tool2match verwijderd, tenzij je Countus toestemming geeft jouw profiel in de database te laten (zie onder (b).)

    • Verwerkingsgrond(en): (1) (voorbereiding van) uitvoering van een overeenkomst.

  • (b) Om je mogelijk in de toekomst passende functies te kunnen bieden - Op het moment dat je niet in aanmerking kwam voor de rol waarop je solliciteerde, kan het zijn dat wij je informeren over andere functies binnen onze organisatie. Wij zullen jouw profiel (inclusief jouw persoonsgegevens) verwerken en je benaderen op het moment wij denken een passende functie voor je te hebben gevonden. Countus zal je actief benaderen om gegevens langer te mogen bewaren dan de toepasselijke bewaar-termijn. Op het moment dat je niet opnieuw actief toestemming geeft zullen jouw persoonsgegevens automatisch worden verwijderd.

    • Verwerkingsgrond(en): (4) expliciete toestemming. Je kan op elk moment besluiten jouw toestemming voor het gebruik van jouw persoonsgegevens in te trekken.

  • (c) Om onze gerechtvaardigde belangen te verdedigen en onze bedrijfsstructuur te veranderen - Countus kan jouw persoonsgegevens in verband met gerechtelijke procedures of onderzoeken delen met derde partijen, zoals overheidsinstanties en procederende derden (deze derde partijen zijn in dat geval geen verwerkingsverantwoordelijken namens Countus en verwerken persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden). Countus kan jouw persoonsgegevens ook verstrekken aan potentiële kopers van, of investeerders in, enig deel van de activiteiten van Countus in het kader van een aankoop of investering.

    • Verwerkingsgrond(en): (2) wettelijke verplichtingen, (5) juridische vorderingen, (3) gerechtvaardigde belangen (om ons in staat te stellen samen te werken met wetshandhavingsinstanties en toezichthouders en Countus toe te staan haar activiteiten te wijzigen).

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Bij aanname in ieder geval voor de looptijd van jouw arbeidsrelatie en voor zover langer als noodzakelijk onder de toepasselijke (fiscale) regelgeving.

In elk ander geval worden jouw persoonsgegevens verwijderd binnen 1 maand na sluiting van de sollicitatieprocedure, tenzij jij deze privacy policy accepteert, dan zullen we jouw gegevens maximaal 1 jaar bewaren. Indien jij toestemt, kan Countus je mogelijk in de toekomst benaderen op het moment zich een passende functie voordoet.

Tevens kan je op elk moment jouw eigen gegevens inzien, aanpassen, en/of verwijderen via het kandidaten portaal.

Waar bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens in tool2match, tool2match wordt aangeboden door tool2match B.V., een verwerker die handelt namens Countus. Tool2match is een SaaS-oplossing met als voordeel dat alle persoonsgegevens worden opgeslagen in een centrale beveiligde omgeving en niet extern worden gedownload. Tool2match draait op servers die zich bevinden in Nederland. Countus slaat geen persoonsgegevens op buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Hoe beschermt Countus mijn persoonsgegevens?

Countus heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd in haar organisatie om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen.

Al onze personeelsleden, ZZP’ers, en derde partijen die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens en handelen op basis van de instructies van Countus zijn verplicht tot geheimhouding en we gebruiken toegangscontroles om de toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken tot personen die dergelijke toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun verantwoordelijkheden en taken.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Countus is bevoegd om tussentijds deze privacyverklaring aan te passen. De meest recente versie van de privacyverklaring zal te allen tijde beschikbaar zijn op de website van Countus. Op het moment dat Countus wijzigingen aanbrengt in deze privacyverklaring dan zullen deze wijzigingen jou op het moment dat je inlogt in tool2match worden mede gedeeld. In geval je de gewijzigde privacyverklaring niet accepteert staat het je vrij om op elk moment jouw profiel te verwijderen via het kandidaten portaal.

3. Wat zijn jouw rechten?

Onder de AVG heb je bepaalde rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze rechten worden hieronder vermeld. Het [link kandidaten-portal omgeving] van tool2Match biedt je de mogelijkheid op elk moment jouw gegevens in te zien, aan te passen, of te verwijderen. Wanneer je op een ander recht wil beroepen kan dit door een email te sturen aan:

Dokter Stolteweg  2
8025 AV  Zwolle
Nederland

Houd er rekening mee dat bepaalde uitzonderingen van toepassing zijn op de uitoefening van deze rechten (bijvoorbeeld de rechten van derden) en het kan dus zo zijn dat jij bepaalde rechten niet in alle situaties zult kunnen uitoefenen:

  • (a) Recht op inzage: Je hebt het recht op inzage van jouw persoonsgegevens. Je kan jouw gegevens inzien via het kandidaten portaal.
  • (b) Correctie: Je kan onjuistheden in jouw persoonsgegevens corrigeren via het kandidaten portaal.
  • (c) Verwijderen: Je kan jouw profiel en alle persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van jouw profiel volledig en permanent verwijderen via het kandidaten portaal.
  • (d) Beperken van verwerking: Je kan ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als de juistheid van persoonsgegevens door jou wordt betwist.
  • (e) Overdraagbaarheid: Je kan via het kandidaten portaal jouw gegevens downloaden.

In aanvulling hierop, en onder bepaalde voorwaarden, ben je gerechtigd:

Om jouw toestemming voor verwerking die gebaseerd is op expliciete toestemming (verwerkingsgrond (4) in de lijst hierboven) op elk moment in te trekken. Op het moment dat je jouw toestemming intrekt kan je jouw profiel (en alle hiermee verband houdende persoonsgegevens) verwijderen via het kandidaten portaal. Als alternatief kan je een email sturen naar {company-email}. Indien je een klacht heeft over ons gebruik van jouw persoonsgegevens of onze reactie op jouw verzoek jouw rechten uit te oefenen, dan vragen wij je vriendelijk contact op te nemen met {company-contact}. Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Adres:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Nederland
Telefoon: (+31) - (0)70 - 888 85 00

Of via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en/contact-dutch-dpa/contact-us

4. Enkele juridische begrippen

Volgens de geldende privacywetgeving (waaronder begrepen, maar niet beperkt tot, de AVG), hebben de onderstaande begrippen een gedefinieerde betekenis:

AVG: De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) nr. 2016/679. De AVG is vanaf 25 mei 2018 van toepassing in alle EU-lidstaten.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Verwerking van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.

Verwerker een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. bijzondere categorieën van persoonsgegevens persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn verboden, of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.